DIENST 03 — AUTOMATISEREN
Minder handwerk in je bedrijf. Uren terug, één proces per keer.
We automatiseren terugkerend digitaal werk: facturen en bonnen lezen, gegevens controleren, terugkerende berichten beantwoorden en informatie doorgeven tussen systemen. We beginnen niet bij AI, maar bij de taak, de uren en de foutkosten.
SCOPE
1 proces per keer
eerst één stroom werkend krijgen, geen totaalverbouwing
KWALIFICATIE
vanaf ± 4 uur/week
aan één herhaalde digitale taak
BUSINESSCASE
< 12 weken
beoogde terugverdientijd bij geschikte processen
VÓÓR LIVE
2 weken meelopen
het systeem draait naast het handwerk tot de foutmarge klopt
IN HET KORT
Automatiseren in het kort.
01
Wat het is
Wij halen terugkerend digitaal werk uit je bedrijf: lezen, controleren, antwoorden en doorgeven. Vakterm: AI-automatisering.
02
Voor wie
Dit is voor jou als één digitale taak elke week uren kost, vanaf ongeveer vier uur per week.
03
Het probleem
Facturen, bonnen en intakes worden met de hand overgetypt, offertes blijven liggen, en dezelfde vragen worden elke week opnieuw beantwoord.
04
Wat wij doen
Eerst meekijken met wie het werk nu doet, dan één proces bouwen met koppelingen, een zekerheidsdrempel en een punt waar een mens beslist. Twee weken meelopen naast het handwerk, daarna pas live. Status: EIGEN NORM
05
Wat je krijgt
Een werkende stroom voor één proces, één scherm met wat wel en niet is verwerkt, een log van alles wat het systeem doet, en maandelijks beheer.
06
Waarop we sturen
Uren handwerk per week vóór en na, de foutmarge gemeten tijdens het meelopen, de doorlooptijd per document of bericht, en de terugverdientijd in weken.
07
Volgende stap
Laat je huidige situatie bekijken. Je hoort waar het nu vastloopt en wat de eerste logische stap is.
DRIE LAGEN
Is het echt AI? Meestal maar voor een deel.
AI is bijna nooit de hele oplossing, maar één laag ervan. Dat onderscheid maakt meteen duidelijk wat er precies gebeurt, wat het kost en waar het mis kan gaan.
Laag 1 — Koppelingen en regels
Gegevens verplaatsen tussen systemen en simpele als-dan-regels. Geen AI, wel het fundament: zonder koppeling blijft alles handwerk.
- Volledig voorspelbaar
- Geen controle achteraf nodig
- De basis onder laag 2 en laag 3
Laag 2 — Documenten en tekst begrijpen
Een taalmodel leest een factuur, bon, e-mail of cv en haalt daar velden uit: bedrag, leverancier, aantallen, urgentie.
- Hier worden de meeste uren gewonnen
- Werkt goed, maar niet perfect
- Daarom zekerheidsdrempels en steekproeven
Laag 3 — Agents die zelf stappen zetten
Een agent zoekt zelf gegevens op en handelt af, binnen kaders die wij vooraf vastleggen.
- Altijd binnen een vastgelegde grens
- Wat hij niet zeker weet, gaat naar een mens
- Bij klantcontact is kenbaar dat het een AI-assistent is
De onderste laag is het minst spannend en het meest onmisbaar. Wie laag 1 overslaat, bouwt laag 2 en 3 op los zand.
GECONTROLEERDE AUTOMATISERING
Eén aanvraag. Negen stappen. Eén beslismoment.
Volg één klantaanvraag door het systeem. Op het moment dat de zekerheid onder de afgesproken drempel zakt, splitst de route en schuift er een mens tussen. Pas na goedkeuring loopt hij verder.
ILLUSTRATIEVE WORKFLOW
HOGE ZEKERHEID
LAGE ZEKERHEID
- INPUT Een klantaanvraag komt binnen op één plek.
- LEZEN Het bericht wordt regel voor regel uitgelezen.
- EXTRACTIE Naam, type aanvraag en onderwerp komen als velden naar boven.
- ROUTE Het systeem stelt een route voor op basis van regels en tekstbegrip.
- ZEKERHEID De zekerheid wordt afgezet tegen de drempel die vooraf is afgesproken.
- MENSELIJKE CONTROLE Onder de drempel gaat het dossier naar een mens, niet verder het systeem in.
- SYSTEEM Na goedkeuring komen de routes samen en gaat het dossier naar het CRM.
- OPVOLGING Er wordt een opvolgtaak klaargezet voor de juiste persoon.
- LOG De hele route ligt vast, stap voor stap terug te lezen.
INPUT RECEIVED·
CHECKED·
ROUTED·
LOGGED·
INPUT RECEIVED·
CHECKED·
ROUTED·
LOGGED·
INPUT RECEIVED·
CHECKED·
ROUTED·
LOGGED·
INPUT RECEIVED·
CHECKED·
ROUTED·
LOGGED·
Illustratieve weergave van onze werkwijze. Geen bestaand klantsysteem, geen persoonsgegevens en geen cijfers over tijdwinst of resultaat.
VIER SOORTEN WERK
AI in normale mensentaal.
Elke opdracht valt in één van deze vier. Kies er een, dan zie je meteen wat het in de praktijk is.
Lezen
Gegevens uit documenten halen die nu met de hand worden overgetypt.
- Inkoopfacturen en bonnen
- Werkbonnen uit de bus
- Intakeformulieren
- Cv's en sollicitaties
Controleren
Gegevens vergelijken en afwijkingen signaleren voordat ze doorstromen.
- Factuur tegen inkooporder
- Declaratie tegen contract
- Uren tegen planning
- Dubbele betalingen
Antwoorden
Terugkerende berichten afhandelen binnen vaste kaders.
- Klantvragen over levering en retour
- Offertes opvolgen na 2, 5 en 10 dagen
- Afspraakherinneringen
- Reviewverzoeken
Doorgeven
Gegevens tussen systemen laten stromen zonder overtypen.
- Webshop naar boekhouding
- Formulier naar CRM
- Planning naar facturatie
- Rapportage die zichzelf vult
PER BRANCHE
Welk handwerk we het vaakst tegenkomen.
Eén voorbeeld tegelijk. Kies een branche en je ziet wat er nu met de hand gebeurt en wat wij ervoor in de plaats bouwen.
Bouw en installatie
Handwerk nu
Inkoopfacturen naast de order leggen
Wat wij bouwen
Factuurcontrole; alleen afwijkingen komen op tafel
Indicatie4-10 u/wk
Bouw en installatie
Handwerk nu
Werkbonnen overtypen in de facturatie
Wat wij bouwen
Bon wordt uitgelezen tot conceptfactuur
Indicatie3-6 u/wk
Kapsalons en schoonheid
Handwerk nu
No-shows nabellen, achteraf om reviews vragen
Wat wij bouwen
Herinnering vooraf, reviewvraag na bezoek, agendagaten vullen
Indicatieno-show -30-50%
Zorg en praktijken
Handwerk nu
Intakes overtypen, declaraties nalopen
Wat wij bouwen
Digitale intake in het dossier, declaratiecontrole vooraf
Indicatie5-12 u/wk
Accountants
Handwerk nu
Bonnen inboeken en rubriceren
Wat wij bouwen
Automatisch inlezen en boekingsvoorstel; de mens keurt goed
Indicatie8-20 u/wk
Transport
Handwerk nu
Ritten, uren en vrachtbrieven bijhouden
Wat wij bouwen
Ritregistratie naar facturatie, afwijkingen gesignaleerd
Indicatie4-8 u/wk
Webshops
Handwerk nu
Dezelfde vragen over levering en retour
Wat wij bouwen
Agent doet de standaardvragen, twijfel gaat naar een mens
Indicatie60-80% vragen
Uitzend en werving
Handwerk nu
Cv's lezen en matchen
Wat wij bouwen
Voorselectie en samenvatting per kandidaat, recruiter beslist
Indicatie6-15 u/wk
Alle branches
Handwerk nu
Offertes die blijven liggen
Wat wij bouwen
Automatische opvolging na 2, 5 en 10 dagen
Indicatie+10-25% conversie
De indicaties zijn bereiken uit vergelijkbare trajecten, geen toezegging en geen garantie. Wat het bij jou oplevert, komt uit de procesopname in fase 1 en niet uit deze tabel.
TRAJECT
Hoe het traject loopt.
We beginnen nooit met bouwen. Eerst meekijken, anders automatiseren we een proces dat we niet begrijpen.
-
Stap 1 · 3 tot 5 dagen
Procesopname
Meekijken met wie het werk nu doet. Elke klik, elke uitzondering. Levert een procesbeschrijving en een harde urenmeting op.
-
Stap 2 · 2 tot 4 weken
Bouw op één stroom
Alleen de eerste stroom: koppelingen, uitleesregels, drempels en het punt waar een mens beslist.
-
Stap 3 · 2 weken
Meelopen
Het systeem draait náást het handwerk. We vergelijken elke uitkomst tot de fouten binnen de afgesproken marge blijven.
-
Stap 4 · 1 week
Live
Het handwerk stopt. Boven de drempel gaat het automatisch, daaronder naar een mens. Eén scherm met wat wel en niet is verwerkt.
-
Stap 5 · doorlopend
Beheer
Maandelijks foutmarge, doorlooptijd en kosten. Leveranciers en systemen veranderen, dat vangen wij op.
De procesopname overslaan om geld te besparen werkt niet: zonder opname bouw je op aannames. Je kunt de procesopname ook los afnemen, met een procesbeschrijving en urenmeting als oplevering.
BUSINESSCASE
Zo rekenen we het uit, hardop.
De som is simpel en die maken we samen: uren per week × 4,3 × jullie interne uurtarief = kosten per maand. Daar zetten we onze prijs naast en noemen we de terugverdientijd in weken.
Komt die terugverdientijd niet binnen twaalf weken, dan is dit niet het juiste project. Dat zeggen we dan ook, in plaats van er een traject van te maken. De urenmeting waarop we rekenen komt uit de procesopname, niet uit een schatting.
NORMEN EN GRENZEN
Human in the loop, standaard.
Waarop we worden afgerekend
- Uren handwerk per week, vóór en na
- Foutmarge van het systeem, gemeten tijdens het meelopen
- Doorlooptijd per document of bericht
- Terugverdientijd in weken
Wat we niet doen
- Geen automatisering van een proces dat op papier staat
- Geen beslissingen over mensen: aannemen, afwijzen, zorg
- Geen foutloos systeem beloven; wel een afgesproken foutmarge
- Geen traject onder 2 uur handwerk per week
- Geen black box zonder logging
Wat jij aanlevert
- Toegang of export uit het systeem waar het werk gebeurt
- Drie maanden historische documenten om op te testen
- De marge waarbinnen een afwijking acceptabel is
- Eén proceseigenaar met tijd voor de opname en de meeloopfase
- Verwerkersovereenkomst bij persoonsgegevens
Bij gevoelige of high-impact processen is juridische en inhoudelijke beoordeling nodig voordat er iets live gaat.
GRENZEN
Wat er mis kan gaan, en wat we ertegen doen.
Dit is het verschil tussen een bureau dat AI verkoopt en een bureau dat het aandurft. Klanten vragen ernaar, dus zetten we het er zelf bij.
Wat een taalmodel niet kan
- Het weet niet wanneer het iets níét weet
- Het kan plausibel klinken en toch fout zijn
- Het rekent niet betrouwbaar
- Zonder log is achteraf niet te zien wat er is gebeurd
Hoe we dat opvangen
- Een zekerheidsdrempel per stap, plus steekproeven op de uitkomst
- Een mens in de lus waar geld of gezondheid speelt
- Sommen laten we een systeem doen, geen model
- Alles wat het systeem doet komt in een log
AVG EN AI-VERORDENING
Hoe we met gegevens en regels omgaan.
AVG, altijd
- Verwerkersovereenkomst bij persoonsgegevens
- Verwerking binnen de EU
- Klantdata wordt niet gebruikt om modellen te trainen
- Alleen de gegevens die het proces echt nodig heeft
AI-verordening
- Sinds 2 augustus 2026 geldt een transparantieplicht: praat iemand met een AI-assistent, dan moet dat kenbaar zijn. Die melding zit standaard in onze oplossingen die berichten afhandelen.
- De hoog-risicoregels, waaronder werving en selectie, onderwijs en toegang tot essentiële diensten, zijn verschoven naar 2 december 2027. Bouwen we in die hoek, dan richten we het nu al zo in.
Dit beschrijft hoe wij werken; het is geen juridisch advies. Stand van zaken: september 2026. Bij twijfel verwijzen we naar je eigen jurist.
WOORDENLIJST
De termen die in een offerte terugkomen.
We gebruiken zo min mogelijk jargon. Deze zes woorden staan wel in elke offerte en rapportage, dus die leggen we hier uit.
Agent
AI die zelf meerdere stappen zet binnen kaders die wij vastleggen.
Mens in de lus
Een vast punt waar een mens goedkeurt voordat er iets definitief gebeurt.
Zekerheidsdrempel
De grens waaronder het systeem het niet zelf afhandelt maar doorgeeft aan een mens.
Hallucinatie
Een antwoord dat klopt van vorm maar niet van feit. De reden voor drempels en logs.
API of koppeling
De deur waardoor twee programma's gegevens uitwisselen zonder overtypen.
Foutmarge
De afwijking die je vooraf acceptabel vindt. Daarop wordt het systeem afgerekend, niet op perfectie.
PLAATS IN HET SYSTEEM
Automatisering wordt sterker naarmate er volume is.
Hoe vaker een taak terugkomt, hoe meer een automatisering oplevert. Daarom komt deze stap meestal na een werkende site en lopende campagnes.
VEELGESTELDE VRAGEN
AI-automatisering, kort beantwoord.
Wanneer is automatiseren interessant?
Als één digitale, herhaalde taak structureel uren kost. De kwalificatie start rond 4 uur per week voor één taak. Onder de 2 uur per week beginnen we er niet aan: dat loont niet.
Kan AI fouten maken?
Ja. Daarom werken onze oplossingen met zekerheidsdrempels, logs, steekproeven en een mens in de lus waar nodig. We beloven geen foutloos systeem, maar spreken vooraf een foutmarge af en meten die tijdens het meelopen.
Automatiseren jullie werving of zorgbeslissingen?
Beslissingen over mensen vallen niet onder het standaardaanbod. Voorbereidend werk zoals een cv-samenvatting kan wel, met een recruiter die beslist. Bij gevoelige of high-impact processen is juridische en inhoudelijke beoordeling nodig.
Moet ons proces al digitaal zijn?
Ja. Een proces dat volledig op papier staat, heeft eerst een digitaal fundament nodig. Zonder systeem is er ook niets om tegen te vergelijken.
Wat gebeurt er met onze gegevens?
Verwerking binnen de EU, een verwerkersovereenkomst bij persoonsgegevens, en alleen de gegevens die het proces echt nodig heeft. Klantdata wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
Merken onze klanten dat ze met AI praten?
Ja, als dat zo is. Sinds 2 augustus 2026 geldt een transparantieplicht: praat iemand met een AI-assistent, dan moet dat kenbaar zijn. Die melding zit standaard in oplossingen die berichten afhandelen.
Kunnen we klein beginnen?
Dat is juist het uitgangspunt: één proces per keer. Je kunt ook alleen de procesopname afnemen. Dan krijg je een procesbeschrijving en een urenmeting, en beslis je daarna of bouwen zinvol is.
VOLGENDE STAP
Laat één proces doorlichten.
Noem de taak die elke week terugkomt. We kijken naar uren, foutkosten en of automatiseren hier logisch is.